Une démarche d’évaluation externe en 5 étapes
Première étape
Le commanditaire adresse à MSE formations son appel à candidature pour l’évaluation externe
Deuxième étape
En réponse, MSE formations établit une proposition de contrat d’engagement.
Ce contrat fixera les obligations réciproques des co-contractants, les méthodes de travail, les intervenants, les modes d’implication des parties prenantes, le calendrier ainsi que les coûts et les garanties en matière de confidentialité.
Le commanditaire a la possibilité de mettre en place un « comité de suivi de l’évaluation » : Sa création (ou non) est précisée dans le contrat ainsi que sa composition.
Troisième étape : Engagement de l’évaluation externe
>> Premier entretien organisé avec les personnels de direction de la structure, sur site, afin de présenter aux consultants la(les) structure(s) concernées par cette évaluation, ce qui permettra dans un premier temps de renseigner :
- Le type de population accueillie
- Les agréments de la structure
- Les missions qui lui sont imparties
- Les stratégies, choix opérationnels de la structure
- Les objectifs de la structure et projets
>> Remise par l’établissement des documents obligatoires (mentionnés dans le décret du 15 mai 2007) seront aussi remis aux consultants.
Si besoin, des compléments d’information pourront être recueillis ultérieurement.
>> Elaboration d’une proposition de projet évaluatif par MSE formations sur la base des documents et premières informations recueillies (avec un volet commun : rappel des orientations par les autorités compétentes sur le champ observé et les Recommandations de Bonnes Pratiques Professionnelles le concernant) ; un volet propre à la structure : décrivant la stratégie, les objectifs, les missions confiées sur un territoire précis, dans le cadre des procédures d’autorisation, cadre juridique).
Ce document est validé par le commanditaire.
>> Construction par MSE formations des grilles d’entretiens personnalisées en vue des rencontres individuelles et collectives sur site.
>> Proposition par MSE formations à la structure d’un planning d’entretiens sur site (durée, nature et nombre de participants et modalités de déroulement des entretiens) et de temps de visite des locaux.
Quatrième étape : Réalisation sur site de l’évaluation externe
>> Organisation d’un temps d’information et de présentation de la démarche d’évaluation externe (objectifs et problématiques retenus, méthodologie et planning) à l’ensemble des professionnels, aux usagers et/ou représentants d’usagers et aux administrateurs conviés. Un temps d’échange, de questions/réponses est également prévu.
>> Réalisation des rencontres sur site, conformément au planning proposé et validé par la direction
A l’issue de ces journées d’entretiens, les consultants font une première restitution des observations réalisées à l’ensemble de l’équipe, usagers et/ou représentants d’usagers et administrateurs.
POINT IMPORTANT : il s’agit de collecter des informations sur les pratiques institutionnelles de la structure et non pas sur les pratiques individuelles et professionnelles des différentes catégories de personnel.
Cinquième étape : Rédaction du rapport d’évaluation externe
Un pré-rapport est présenté à l'équipe de direction de la structure et fait l’objet d’échanges en vue d’éventuels ajustements en fonction des informations complémentaires fournies.
Une fois ces ajustements pris en compte par nos soins, le rapport d’évaluation externe finalisé est remis à la structure, pour transmission aux autorités compétentes.
NB / les délais de remise de ce rapport sont décidés avec le commanditaire.
